Oficina de Fortalecimiento, Desarrollo Institucional y Acreditación - OFDIA -
Estimada comunidad autónoma:
En mi condición de Coordinadora de la Oficina de Fortalecimiento, Desarrollo Institucional y Acreditación - OFDIA -, de manera precisa, me permito hacer una breve descripción de la oficina, indicando los antecedentes de creación, su plataforma estratégica, el objetivo general a cargo, las líneas de acción desarrolladas, sus funciones y la organización establecida para el cumplimiento de los procesos encomendados.
ANTECEDENTES Y CREACIÓN DE LA OFICINA
La Oficina de Fortalecimiento, Desarrollo Institucional y Acreditación – OFDIA -, de la Fundación Universidad Autónoma de Colombia (FUAC), tiene sus orígenes, por una parte, en la Ley 30 de 1992, artículos 53 a 56, y por la otra, en el Acuerdo No. 414 de 2002 - Proyecto Educativo Institucional (PEI) -, cuando en dicho documento se establece el “…compromiso con el mejoramiento continuo y la acreditación de la calidad…” La oficina fue creada por el Consejo Directivo de la Institución mediante el Acuerdo No. 496 del 5 de diciembre del 2006, como un área adscrita a la Rectoría, para poder cumplir de manera participativa - uno de los cinco valores fundacionales de la Universidad -, con los procesos de autoevaluación, mejoramiento continuo y acreditación de calidad, entre otros integrados al sistema de gestión integral de la calidad.
La oficina hasta el año 2012 estuvo estructurada en tres coordinaciones: la de Autoevaluación, la de Mejoramiento Continuo y la de Acreditación Institucional, pero a partir de ese año, quedó a cargo de una Coordinadora, quien de manera sistémica con las demás unidades académico - administrativas de la universidad, y con el apoyo de asesores de acreditación que para el efecto designa cada facultad, articula integralmente los procesos, programas y proyectos de calidad bajo la perspectiva del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar).
A continuación, la plataforma estratégica de la Oficina:
MISIÓN OFDIA
Fomentar y promover bajo la perspectiva de la autorregulación, la calidad en los procesos misionales, estratégicos y de apoyo en la FUAC, para el fortalecimiento y desarrollo institucional.
VISIÓN OFDIA
Ser la oficina de referencia interna y externa en las áreas de evaluación y mejoramiento continuo, coordinando esfuerzos para el logro de la acreditación de los programas y de la Institución. Ser reconocida por el compromiso de su equipo de trabajo en la calidad de sus procesos, eficaces y eficientes.
VALORES DE LA OFDIA
• Idoneidad
Es la capacidad de la oficina y del equipo de trabajo, de cumplir a cabalidad con las tareas específicas que se desprenden de su objetivo general, líneas de acción y funciones, pero de manera articulada y coherente con la misión y el proyecto educativo institucional.
• Responsabilidad
Se refiere a la conciencia que tienen los integrantes de la oficina sobre el papel que adquieren frente al desarrollo de la Institución, y cómo el grado de sus acciones repercuten en la misma, de modo que siempre actúen en consecuencia y anteponiendo el bien institucional por encima de cualquier interés particular.
• Compromiso
Hace referencia a una actitud donativa, proactiva y de servicio que asume cada miembro del equipo con los procesos a cargo de la oficina. Implica, entonces, orientar voluntariamente todas las capacidades para el cumplimiento de los objetivos y las metas. El compromiso es fundamental para que exista respeto, armonía, trabajo en equipo y cumplimiento de los fines institucionales.
• Transparencia
Es la capacidad que tiene la oficina a través de su equipo humano, de explicitar sin ambigüedad alguna, las condiciones internas de operación y los resultados de la misma. La transparencia implica la integridad y la honradez, ingredientes fundamentales en los procesos de la OFDIA.
• Eficacia
Es el grado de correspondencia entre los propósitos formulados por la oficina y los logros obtenidos.
• Eficiencia
Se refiere al grado de correspondencia entre los medios que utiliza la oficina y el logro de sus propósitos.
OBJETIVO GENERAL DE LA OFDIA
La oficina tiene como objetivo general, rediseñar, implementar, mantener y actualizar un modelo autónomo de autoevaluación institucional, para que a partir del desarrollo de líneas de acción específicas, genere planes de mejoramiento continuo encaminados a la adopción de una cultura integral de calidad que propenda por el reconocimiento, por parte de la sociedad y de la comunidad académica nacional e internacional, de la calidad institucional y de la participación de la universidad en la vida socio económica, cultural y política de la nación”, tal y como lo reza la misión de la FUAC.
LÍNEAS DE ACCIÓN DE LA OFDIA
La OFDIA desarrolla sus actividades a través de las siguientes líneas de acción:
1) Sistema de autoevaluación institucional y de programas académicos fundado en la planeación estratégica de sus procesos.
2) Políticas y planes de mejoramiento continuo.
3) Acreditación de calidad.
4) Fortalecimiento y apoyo al sistema de Gestión integral de la calidad.
FUNCIONES DE LA OFDIA
a) Ejecutar las políticas y aplicar los criterios y procedimientos establecidos por el Comité de Autoevaluación Institucional y aprobados por los Consejos Académicos y Directivo, para adelantar la planeación, organización y desarrollo de los procesos de autoevaluación y acreditación.
b) Sensibilizar y capacitar a la comunidad sobre las normas, lineamientos, modelos y referentes para adelantar los procesos de autoevaluación y acreditación de calidad.
c) Elaborar la propuesta de Plan General de Proceso de Autoevaluación y su presupuesto, y someterlo a aprobación del Comité de Autoevaluación Institucional.
d) Organizar conjuntamente con las unidades académicas y administrativas los equipos de trabajo y someterlos a aprobación de las instancias pertinentes.
e) Elaborar la propuesta de Modelo de Autoevaluación y Autorregulación.
f) Diseñar y propender para aprobación del Comité Institucional de Autoevaluación, los instrumentos necesarios para la recopilación y presentación de información y monitoreo y control de los procesos de autoevaluación, mejoramiento continuo y acreditación de calidad.
g) Proponer, conjuntamente con cada unidad interviniente, la ponderación de los factores y características de acuerdo con la importancia que para la calidad le asigna cada programa o a la universidad, y someterlo a aprobación del Comité de Autoevaluación institucional.
h) Definir técnicamente las muestras representativas (significativas) para la aplicación de los instrumentos de autoevaluación de los programas.
i) Definir el procedimiento para adelantar la autoevaluación de los programas o de la institución.
j) Elaborar conjuntamente con las unidades académica y/o administrativas los informes de avance del proceso.
k) Presentar bimestralmente los informes de gestión y avance ante el Comité de Autoevaluación Institucional.
l) Realizar el análisis de coherencia y consistencia a los informes por factor: descripción de indicadores, juicios emitidos, calificación de juicios y objetivos y estrategias de mejoramiento.
m) Consolidar conjuntamente con las Decanaturas, Direcciones de Programa y Directores o Jefes de unidades administrativas, los informes finales de autoevaluación y los planes de mejoramiento.
n) Apoyar a los Decanos, Directores de Programa y Directores y Jefes de unidades administrativas, en la sustentación del informe final ante el Comité de Autoevaluación Institucional, y los Consejos Académico y Directivo.
o) Apoyar y realizar, conjuntamente con los Decanos, Directores de Programa y Directores y Jefes de unidades administrativas, los ajustes al informe final de autoevaluación del programa solicitados por el Comité de Autoevaluación Institucional y los sugeridos por los pares amigos.
p) Definir y llevar a cabo, conjuntamente con los Decanos, Directores de Programa y Directores y Jefes de unidades administrativas, las estrategias para la divulgación de los resultados y de los planes de mejoramiento que se adelanten.
q) Organizar y documentar conjuntamente con los Decanos, Directores de Programa y Directores y Jefes de unidades administrativas el informe final de autoevaluación del programa para el CNA y demás organismos acreditadores.
r) Radicar el informe en el CNA y realizar el seguimiento al proceso para mantener informada a la Dirección de la universidad.
s) Organizar y preparar a la comunidad de la institución y del programa para la visita de los pares externos.
t) Estudiar y decidir sobre las estrategias de divulgación de los procesos y sus resultados ante la comunidad universitaria.
u) Elaborar las actas del Comité de Autoevaluación Institucional y del trabajo colegiado con los programas.
v) Otras funciones que le sean asignadas por el Consejo Directivo.